WhatsApp पर लगातार आने वाले मैसेज का जवाब देने में समय बर्बाद होता है, तो WhatsApp Business का ऑटो-रिप्लाई फीचर आपके काम आ सकता है। इसकी मदद से व्यस्त रहने या उपलब्ध न होने पर लोगों को अपने आप तय किया गया संदेश भेजा जा सकता है। वहीं, कुछ चुनिंदा बिजनेस अकाउंट्स में Meta Business Agent के जरिए AI से जवाब देने की सुविधा भी उपलब्ध है। जानिए Android और iPhone पर इन फीचर्स को कैसे सेट करें।
WhatsApp Auto Reply Feature: क्या है ऑटो-रिप्लाई की सुविधा?
आज WhatsApp का इस्तेमाल निजी बातचीत से लेकर ऑफिस के काम और बिजनेस तक के लिए किया जाता है। ऐसे में कई बार एक साथ आने वाले मैसेज का जवाब देना मुश्किल हो जाता है। खासकर दुकानदारों, फ्रीलांसर और छोटे कारोबारियों के लिए ग्राहकों के सवालों का समय पर जवाब देना जरूरी होता है।
इस समस्या को आसान बनाने के लिए WhatsApp Business में ऑटो-रिप्लाई की सुविधा दी गई है। इसे चालू करने के बाद आपकी अनुपलब्धता के दौरान सामने वाले व्यक्ति को पहले से तैयार किया गया संदेश अपने आप भेजा जा सकता है। इससे हर बार एक ही तरह का जवाब टाइप करने की जरूरत नहीं पड़ती।
हालांकि, यहां यह समझना जरूरी है कि सामान्य ऑटो-रिप्लाई और AI से तैयार किए जाने वाले जवाब एक जैसी सुविधाएं नहीं हैं। ऑटो-रिप्लाई में पहले से लिखा हुआ संदेश भेजा जाता है, जबकि AI Agent की सुविधा उपलब्ध होने पर बिजनेस अकाउंट में AI के जरिए जवाब देने का विकल्प मिल सकता है।
WhatsApp Business में ही मिलता है ऑटो-रिप्लाई फीचर
WhatsApp का Away Message और Greeting Message फीचर WhatsApp Business ऐप में उपलब्ध है। यह ऐप खासतौर पर कारोबारियों और ग्राहकों से बातचीत करने वाले लोगों के लिए बनाया गया है। इसे Google Play Store और Apple App Store से डाउनलोड किया जा सकता है।
अगर आप अपने निजी WhatsApp नंबर पर आने वाले संदेशों के लिए यह सुविधा इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो ध्यान रखें कि बताए गए ऑटो-रिप्लाई विकल्प WhatsApp Business ऐप के हैं।
WhatsApp Business इस्तेमाल करने से पहले अलग फोन नंबर रखने पर विचार किया जा सकता है। अगर आप अपना मौजूदा नंबर ही इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो ऐप में बदलाव करने से पहले अपनी चैट का बैकअप लेना बेहतर रहेगा, ताकि जरूरी बातचीत सुरक्षित रहे।
Android फोन में WhatsApp Auto Reply कैसे चालू करें?
Android स्मार्टफोन पर WhatsApp Business में ऑटो-रिप्लाई चालू करने के लिए ऐप खोलें और अपनी बिजनेस प्रोफाइल तैयार करें। इसके बाद ऐप की सेटिंग में जाकर बिजनेस टूल्स का इस्तेमाल किया जा सकता है।
सबसे पहले WhatsApp Business खोलें। स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर दिखाई देने वाले तीन बिंदुओं पर टैप करें। इसके बाद Business Tools विकल्प पर जाएं। यहां आपको Away Message और Greeting Message जैसे विकल्प मिलेंगे।
अगर आप अपनी अनुपलब्धता के दौरान लोगों को अपने आप संदेश भेजना चाहते हैं, तो Away Message चुनें। इसके बाद Send Away Message वाले स्विच को चालू करें।
अब उस संदेश को लिखें, जिसे आप अपनी गैरमौजूदगी में लोगों को भेजना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, 'नमस्ते, मैं अभी व्यस्त हूं। शाम 6 बजे के बाद आपसे बात करूंगा।'
संदेश तैयार होने के बाद यह तय करें कि उसे किन परिस्थितियों में भेजना है। उपलब्ध विकल्पों के अनुसार आप संदेश भेजने का समय निर्धारित कर सकते हैं। इसके अलावा यह भी चुना जा सकता है कि संदेश सभी को भेजा जाए, केवल नए नंबरों पर भेजा जाए या कुछ चुनिंदा लोगों तक सीमित रखा जाए।
सभी सेटिंग पूरी करने के बाद Save पर टैप करें। इसके बाद चुनी गई परिस्थितियों के अनुसार ऑटो-रिप्लाई काम करेगा।
iPhone में WhatsApp Business Auto Reply सेट करने का तरीका
iPhone इस्तेमाल करने वाले लोग भी WhatsApp Business के जरिए ऑटो-रिप्लाई सेट कर सकते हैं। इसके लिए ऐप खोलकर नीचे दाईं ओर मौजूद Settings विकल्प पर टैप करना होगा।
इसके बाद Business Tools में जाएं और Away Message या Greeting Message का विकल्प चुनें। यदि आप अपनी अनुपलब्धता के दौरान स्वचालित संदेश भेजना चाहते हैं, तो Away Message खोलें।
अब Send Away Message का स्विच चालू करें और अपनी जरूरत के अनुसार संदेश लिखें। उदाहरण के लिए, आप सामने वाले को बता सकते हैं कि फिलहाल जवाब देना संभव नहीं है और आप किस समय बातचीत कर पाएंगे।
इसके बाद संदेश भेजने का शेड्यूल तय करें। आप उपलब्ध विकल्पों के आधार पर यह निर्धारित कर सकते हैं कि संदेश हर समय भेजा जाए, किसी तय अवधि में भेजा जाए या काम के घंटों के बाहर भेजा जाए।
अगले चरण में उन लोगों का चयन करें, जिन्हें यह संदेश मिलना चाहिए। जरूरत के अनुसार सभी संपर्कों, नए नंबरों या चुने हुए लोगों के लिए विकल्प निर्धारित किया जा सकता है। अंत में Save पर टैप करके सेटिंग सुरक्षित कर दें।
Away Message और Greeting Message में क्या अंतर है?
WhatsApp Business में Away Message और Greeting Message दोनों का उद्देश्य अपने आप संदेश भेजना है, लेकिन इनका इस्तेमाल अलग-अलग परिस्थितियों में होता है।
Greeting Message उन लोगों को भेजने के लिए है, जो पहली बार आपके बिजनेस अकाउंट से संपर्क करते हैं। इससे बातचीत शुरू होने पर सामने वाले व्यक्ति को एक शुरुआती संदेश मिल सकता है।
वहीं, Away Message तब काम आता है, जब आप उपलब्ध नहीं होते और तुरंत जवाब नहीं दे सकते। उदाहरण के लिए, दुकान बंद होने के बाद किसी ग्राहक का मैसेज आने पर उसे यह बताया जा सकता है कि जवाब देने में समय लग सकता है।
आप अपनी जरूरत के अनुसार दोनों सुविधाओं को चालू रख सकते हैं। इससे नए संपर्कों के लिए स्वागत संदेश और अनुपलब्धता के दौरान अलग संदेश भेजने की व्यवस्था की जा सकती है।
WhatsApp Business में AI Agent से कैसे मिलेगा ऑटोमैटिक जवाब?
अगर आप चाहते हैं कि आपका बिजनेस अकाउंट ग्राहकों को केवल एक तय संदेश भेजने के बजाय AI की मदद से जवाब दे, तो Meta Business Agent का विकल्प उपयोगी हो सकता है। हालांकि, यह सुविधा सभी WhatsApp Business अकाउंट्स के लिए उपलब्ध नहीं है।
इसे जांचने के लिए WhatsApp Business ऐप में Tools टैब खोलें और AI Agent का विकल्प देखें। यदि यह विकल्प आपके अकाउंट में उपलब्ध है, तो स्क्रीन पर दिए गए निर्देशों का पालन करके सेटअप पूरा किया जा सकता है।
सेटअप के बाद Your AI Agent सेक्शन में जाकर AI Replies विकल्प के जरिए यह तय किया जा सकता है कि AI किन चैट्स में जवाब दे।
इस सुविधा की उपलब्धता सीमित देशों और चुनिंदा बिजनेस अकाउंट्स तक है। इसलिए अगर आपके ऐप में AI Agent का विकल्प दिखाई नहीं देता, तो संभव है कि फिलहाल आपके अकाउंट को इसका एक्सेस नहीं मिला हो।
यह भी ध्यान रखना जरूरी है कि सामान्य Away Message की तरह AI Agent को उपलब्ध मानकर नहीं चला जा सकता। पहले अपने अकाउंट में इसकी उपलब्धता जांचना जरूरी है।
WhatsApp पर AI Reply इस्तेमाल करते समय किन बातों का रखें ध्यान?
WhatsApp Business में ऑटो-रिप्लाई चालू करने से पहले यह तय करना जरूरी है कि आपको किस तरह की सुविधा चाहिए। यदि आपका उद्देश्य सिर्फ अपनी अनुपलब्धता की जानकारी देना है, तो Away Message पर्याप्त हो सकता है। नए ग्राहकों को शुरुआती संदेश भेजने के लिए Greeting Message का इस्तेमाल किया जा सकता है।
दूसरी ओर, यदि आप चाहते हैं कि ग्राहकों की बातचीत में AI की मदद से जवाब दिए जाएं, तो AI Agent का विकल्प देखना होगा। यह सुविधा तभी इस्तेमाल की जा सकती है, जब आपके बिजनेस अकाउंट में इसका एक्सेस उपलब्ध हो।
AI से तैयार किए गए जवाबों की जांच करना भी जरूरी है। गलत या अधूरी जानकारी ग्राहक तक पहुंचने से बचाने के लिए यह सुनिश्चित करना चाहिए कि भेजा जाने वाला जवाब सही और बातचीत के संदर्भ के अनुरूप हो।
कुल मिलाकर, WhatsApp Business का ऑटो-रिप्लाई फीचर व्यस्त रहने के दौरान लोगों को जवाब देने की प्रक्रिया आसान बना सकता है। Android और iPhone दोनों पर इसकी सेटिंग की जा सकती है, जबकि AI Agent के जरिए जवाब देने की सुविधा फिलहाल कुछ चुनिंदा बिजनेस अकाउंट्स तक सीमित है।
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